Új a távmunka? Ezek az eszközök megkönnyítik az otthoni munkavégzésre való átállást

Shutterstock.

Ahogy a koronavírus-járvány folytatódik (még megjelennek a híradókban ), a szervezetek arra kérik az alkalmazottakat, hogy amikor csak tehetik, otthonról dolgozzanak.

Egyesek számára ez azt jelentheti, hogy hiányosságokat fedez fel az eszközkészletekben. Ezt szem előtt tartva összeállítottunk egy listát azokról az eszközökről, amelyek segíthetnek kielégíteni a csapata különféle igényeit, hogy kapcsolatban maradjon és hatékonyan dolgozhasson.

Kimerítő listát szinte lehetetlen összeállítani, tekintettel az új termékek piacra dobásának vagy bezárásának ütemére, de ezek a szerkesztőségek által használt leggyakoribb eszközök. Arra is törekedtünk, hogy az egyszerűbb beépítésű és használhatóbb eszközöket megosszuk egymással, nem pedig olyan bonyolult eszközöket, amelyeket nem könnyű átvenni. Az árakkal kapcsolatos információkat is mellékeltünk, de a legpontosabb információkért keresse fel a platformok webhelyeit, mivel ezek a szervezet méretétől és igényeitől függően eltérőek lehetnek. Ne feledje, hogy vállalata biztonsági megszorítások miatt rendelkezhet szabályzatokkal arra vonatkozóan, hogy az eszközök mely verzióit használhatja.

Ezeket az eszközöket három közös eszközigény szerint szervezik, amelyeken a legtöbb szervezet osztozik: kommunikáció, dokumentáció és projektmenedzsment.

Ne feledje, hogy a használt eszközök nem lehetnek bonyolultabbak, mint az elérni kívánt feladat. Válassza ki az Ön és csapata munkafolyamatának és munkastílusának megfelelőt.

Ahhoz, hogy a személyes kommunikáció sikeres legyen, fontos, hogy világosan megértse a kommunikációs platformmal szemben támasztott elvárásokat.

Fogadja el az üzenetküldő platformok közötti kommunikáció aszinkron jellegét. Szervezze beszélgetéseit csatornákba vagy csevegésekbe, hogy az információ ne legyen túlnyomó, vagy ne legyen nehéz megtalálni. Szánjon időt az értesítési beállítások kalibrálására, hogy megtalálja a megfelelő egyensúlyt a tájékozott és a túlterheltség között. Használjon ütemezéseket és állapotokat az elérhetőség megállapításához.

Google Hangouts - videókonferenciázás

A Google videokonferencia-terméke, a Hangouts Meet egyszerűen használható felületet kínál virtuális értekezletekhez, képernyőmegosztáshoz és csevegéshez. Ha Ön vagy szervezete már használja a G Suite-ot, július 1-jéig ingyenesen használhatja a G Suite fejlett, nagyvállalati szintű funkcióit. Ezzel akár 250 fős videofelvételeket és megbeszéléseket biztosít.

Ha már teljesen készen áll a G Suite használatára e-mailekhez (Gmail) és naptárhoz (Google Naptár), a Google Hangouts Meet használata meglehetősen egyszerű. A Google Naptár minden elküldött naptári meghívóval automatikusan Meet-hívást hoz létre, és a meghívott összes résztvevője hozzáférhet a híváshoz. A híváson belül a felület egyszerű a csevegéshez és a képernyőmegosztáshoz. Ha személyes G Suite-fiókot és munkahelyi G Suite-fiókot kezel, nehéz lehet mindig a megfelelő fiók kiválasztása.

Árazás
Ha rendelkezik Gmail-fiókkal, akkor a Google Hangouts Meet ingyenes verziójával rendelkezik, amely hívásonként 25 résztvevőt biztosít.

Laza – aszinkron kommunikáció

Slack-et széles körben elfogadták, sokan szeretik és utálják. Az alapvető funkciók a többcsatornás, egy-egy és kiscsoportos beszélgetések körül forognak. A Slack használatát azonban fokozhatja, ha kihasználja a sokféle integrációt, amelyek információkat továbbíthatnak a Slack és más platformok között, amelyeket a szervezete is használhat.

A Slack csapatával perceken belül készen állhat, és a csevegési felület ésszerűen elérhető az online üzenetküldő rendszerekkel kapcsolatos tapasztalatokkal rendelkező emberek számára.

Árazás
A Slack többszintű árképzési rendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió korlátozott üzenetelőzményeket és véges integrációkat tartalmaz.

Zoomolás - videókonferenciázás

A zoom magában foglalja a videokonferenciát, a képernyőmegosztást, a csevegést és a videórögzítést az alapszintű előfizetésben. A meglehetősen intuitív kezelőfelület viszonylag egyszerűvé teszi a résztvevők számára a navigációt, miután részt vettek a munkamenetben.

A fiók létrehozása gyors, de szánjon néhány percet arra, hogy megismerkedjen az értekezlet indításának vezérlőelemeivel, hogy tudja, hol van minden, amikor szüksége van rá. A videohívási felületen belüli kezelőszervek meglehetősen egyszerűek, és a legtöbb felhasználó láthatja, hogyan érheti el a csevegést vagy megoszthatja a képernyőket, ha szükséges. A magasabb előfizetési szintek több eszközt biztosítanak, például szekciószobákat, amelyek hasznosak lehetnek, ha nagyobb csoporttal egyeztet egy beszélgetést.

Árazás
A Zoom többszintű árképzési rendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy akár 100 résztvevőt is fogadjanak, korlátlan számú személyes találkozót, 40 perces csoportos értekezleteket és korlátlan számú megbeszélést biztosít.

Skype - videókonferenciázás

A Skype egy másik lehetőség akár 50 fős video- vagy audiokonferencia-hívások fogadására. A Skype segítségével olyan személyeket is hívhat, akik nincsenek a platformon. A Skype megkönnyíti a hívás közbeni fájlmegosztást, a képernyőmegosztást és az üzenetküldést. Az egyik nagy különbség a Skype és a Zoom között, hogy a Skype-on kezelheti a névjegyzéket, és hívást kezdeményezhet másokkal, ahelyett, hogy meghívhat embereket a tárgyalóba vagy videokonferenciát ütemezhet be, ahogyan a Zoomban tenné. A Skype inkább hagyományos telefonos élményként működik, míg a Zoom inkább egy virtuális tárgyalóteremként működik.

Ez a platform egy ideje létezik, és az évek során számos változáson ment keresztül. Ha már régóta használja, meglepődhet, ha néhány új dolgot talál. A felület jól navigálható bárki számára, aki tapasztalattal rendelkezik az online üzenetküldésben.

Árazás
A Microsoft a Skype különféle verzióit kínálja termékként. Az árak leginkább a híváshasználattól függenek.

WhatsApp csoport – biztonságos üzenetküldés és hívás

A WhatsApp internetalapú hívást és végpontok közötti titkosított üzenetküldést biztosít. Az alkalmazás lehetővé teszi különböző csoportok létrehozását és üzenetküldését. Eredetileg mobilalkalmazás volt, de már elérhető az asztali verzió is.

A WhatsApp chatekkel és hívásokkal szervezi a felületet. A chat megjeleníti a csoportok listáját. Csak néhány koppintással léphet be egy csoportfelületre, hozhat létre újat vagy üzenetet küldhet egy névjegynek. Beállíthat egy aktuális állapotot is, hogy segítsen csapatának tudni, hogy Ön elérhető.

Árazás
A WhatsApp teljesen ingyenes.

Valószínűleg már rendelkezik egy meglévő dokumentációs tárral – egy olyan információkövetési rendszerrel, amelyhez mindenkinek hozzá kell férnie. Ha nem, akkor itt a lehetőség egy ilyen létrehozására.

Még akkor is, ha visszatér az irodába, értékes egy megbízható hely az információkhoz, ha az embereknek kérdéseik vannak. Tárolja csapatgyakorlatait, projektbemutatóit, retrospektívjeit, találkozói feljegyzéseit és ötleteit egy kiszámítható helyen, és a szervezetben mindenki profitál, akár távolról, akár nem. Ezek az eszközök segítenek a dokumentációs ház rendbetételében.

Google Dokumentumok – szövegszerkesztés, dokumentumok, táblázatok

A Google Dokumentumokat gyakran Microsoft Wordnek gondolják, de az interneten. Bár szövegszerkesztővel modellezi magát, valójában sokkal több lett, mint egy Word-klón. Mára a defacto digitális dokumentumeszközzé vált. Alapvetően a funkciója meglehetősen egyszerű, és mindenkinek ismerősnek kell lennie, aki használt szövegszerkesztőt. Azonban a Google Drive teljes termékcsaládjához, köztük a Google Táblázatokhoz és a Google Diákhoz való kapcsolódása miatt a Google Dokumentumok adatokat, diagramokat és táblázatokat tud importálni ezekből a termékekből. Egyéni szkripteket is futtathat.

Ha szövegszerkesztőt használt, akkor nem okozhat gondot a dokumentum létrehozása a Google Dokumentumokban. Ezeknek a dokumentumoknak a rendszerezése nagyobb kihívást jelenthet. A Google Dokumentumok a Google Drive része, ahol különféle módokon rendezheti a Dokumentumokat, Táblázatokat és Diákat. A végén létrehozza saját fájlrendszerét a Google Drive-ban, nem úgy, mint a számítógépe fájlrendszerében. Más Google-termékekhez hasonlóan, ha rendelkezik személyes G Suite-fiókkal és munkahelyi G Suite-fiókkal, az adott időpontban használt fiók kezelése kihívást jelenthet.

Árazás
Ingyenes minden G Suite-felhasználó számára.

Sor – dokumentáció és projektmenedzsment

A Coda egy olyan dokumentációs rendszer, amelynek célja több szál összevonása. A Coda egyedi értéke abban rejlik, hogy különböző fájltípusokat tárolhat egy helyen. Diái, táblázatai és táblázatai ugyanabban a dokumentumban élhetnek, ahelyett, hogy a különböző termékek között kellene mozogniuk. Ez akkor a leghasznosabb, ha különböző erőforrásokkal rendelkezik, amelyeket össze kell vonnia egy projekten való munka során.

Mivel sok különböző dolgot megtehet, és sokféle integrációt használhat ki, hasznos lehet egy pillantást vetni a Coda-sablongalériára, hogy átérezhesse, mi lehetséges. Ez különösen akkor fontos, ha egy üres vásznat túlterheltnek talál, és nem tudja, hogyan szervezze meg munkáját.

Árazás
A Coda többszintű tervrendszert kínál. Az ingyenes verzió korlátlan számú szerkesztőt és dokumentumkészítőt, korlátlan nézőszámot, korlátozott dokumentumméretet, alacsony automatizálási kvótákat, korlátozott integrációkat (bár nem általános eszközöket, amelyekre valószínűleg szüksége lesz), 7 napos verzióelőzményt, valós idejű együttműködést, korlátlan mappákat tartalmaz. és a közösségi támogatás.

Fogalom – dokumentáció és projektmenedzsment

A Notion egy újonc, amelyet gyakran a Google Dokumentumok versenytársának tekintenek. Valójában olyan sokféle eszközt próbál egyesíteni, mint az Evernote, a Trello és az Airtable. A Notion lehetővé teszi olyan dokumentumok létrehozását és rendszerezését, amelyek sokkal többre képesek, mint szavak feldolgozása. A Notion dokumentumai tartalmazhatnak feladatlistákat, naptárakat, adatbázisokat és egyebeket. Ha egy helyre van szüksége a dokumentumok rendszerezéséhez és az ezekből adódó feladatok kezeléséhez, a Notion egyablakos megoldást jelenthet ezekre a problémákra.

A Notion oldalakról és rendszerezésről alkotott elképzelése elsőre zavaró lehet. Mielőtt belemerülne, legyen világos elképzelése arról, hogy milyen dokumentumokat szeretne tárolni a Notionban. Sok különböző problémát megoldhat, ezért gondolja át az adott használati esetet, mielőtt túlterhelné.

Árazás
A koncepció többszintű tervrendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió korlátlan számú tagot és vendéget, 1000 „blokkot” (valójában tartalomrészeket) és 5 MB fájltárat kínál.

evernote – dokumentáció

Az Evernote személyes jegyzetkészítő alkalmazásként hosszú múltra tekint vissza. Régóta lehetővé teszi az egyének számára, hogy jegyzeteket írjanak, információkat gyűjtsenek az internetről, és információkat rendezzenek egy robusztus címkézési és kategorizáló rendszerrel, így népszerű kutatási eszközzé vált. Lehet, hogy néhányan nem tudják, hogy az Evernote együttműködési funkciókkal is rendelkezik, méghozzá bizonyos áron. Az Evernote üzleti tervében van egy Spaces nevű funkció, amely a csapat jegyzeteit és dokumentumait Drive-szerű formátumban gyűjti össze.

Az Evernote nagyon egyszerűen használható jegyzetírási helyként. De számos olyan funkciója van, amelyek képesek ellenállni a legerősebb felhasználóknak. A webvágó segítségével weboldalakat és PDF-fájlokat menthet el az internetről, és tárolhatja őket Evernote-fiókjában. A címkézés és a keresés segítségével végtelenül szűrheti jegyzeteit.

Árazás
Az Evernote többszintű tervrendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió teljes jegyzetelési lehetőséget, valamint címkézést és keresést tartalmaz, a jegyzetek megosztása nélkül.

A projektmenedzsment eszközei az egy-egy összetevőt kezelő egyszerű platformoktól a nagyszabású termékekig terjednek, amelyek a szervezetben szükségessé váló funkciók széles skáláját kezelik.

Trello - projektmenedzsment

A Trello egy praktikus vizuális rendszer a kártyákkal és listákkal végzett munka rendszerezéséhez. Olyan munkafolyamatot hozhat létre, amely a legjobban működik csapata számára, amelyben az elemek gyorsan és egyszerűen mozgathatók állapotuk alapján. A Trello olyan szabályokat és integrációkat is bevezetett, amelyek segíthetik a szervezeti struktúra kezelhetőségét. A Trello sablonokat is kínál arra az esetre, ha ötletekre van szüksége a funkcióinak legjobb kihasználásához.

A felhasználói felület meglehetősen egyszerű, és nem olyan elsöprő, mint egyes projektmenedzsment platformok. A Trello kevesebbet teljesít, mint néhány más platform, de ez jó is lehet, mivel jól teljesíti, amit elhatározott, anélkül, hogy túl sok funkcionalitást okozna.

Árazás
A Trello többszintű tervrendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió korlátlan számú személyi táblát, korlátlan kártyát, korlátlan listát, 100 MB-os fájlfeltöltési korlátot, 10 csapattáblát és korlátozott automatizálást tartalmaz.

Levehető – adatkezelés és -szervezés

A legjobb módja annak, hogy az Airtable-t szuperképességekkel rendelkező táblázatként képzeljük el. Az Airtable segítségével az adatokat ismerős táblázatos formátumba rendezheti, de aztán Trello-szerű kanban-táblákká, naptárakká és vizuális galériákká alakíthatja át. Beállíthat egyéni űrlapokat, amelyek a felhasználói bevitelt továbbítják az Airtable adatbázisába. A profi felhasználók számára az Airtable „Blocks”-okkal rendelkezik, amelyek további beépülő modulokat adnak a táblázatokhoz, például geokódolást, diagramokat és még egy módot is a weboldalak tervezésére a táblázat adatai alapján.

Az Airtable egyedi nyelvezetet használ a funkcióinak leírására. Amit általában táblázatnak vagy adatbázisnak gondol, azt „bázisnak” nevezik. Vannak benne „Blockok” (a profi felhasználók számára), amelyek beépítik a beépülő technológiákat az alapokhoz. Ha túllép a nyelvezeten, az Airtable egy nagyon rugalmas táblázatkezelő eszköz, amely hasznos hatalmat biztosít a Google-táblázatok felett.

Árazás
Az Airtable többszintű tervrendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió korlátlan számú bázist, bázisonként 1200 rekordot, bázisonként 2 GB csatolási területet és két hét átdolgozási előzményt tartalmaz.

Hatótávolság - projektmenedzsment

A Range azzal a feladattal foglalkozik, hogy tudja, ki mit csinál, és hol tartanak a csapatok a célok tekintetében. A Range megkönnyíti az egyéni feladatok tervezését és a csoportos bejelentkezéseket ütemezéssel, valamint az olyan alkalmazások széles skálájának előnyeit, amelyeket valószínűleg használ, mint például a Slack, a Google Drive, a Calendar, a Trello és a Github.

Barátságos felhasználói felülettel rendelkezik, és a bevezetési folyamat végigvezeti Önt a használaton. A tippek és példák minden nézetben elérhetők, amíg el nem utasítja őket.

Árazás
A pálya 10 fős csapatok számára ingyenes. Ez havi 14 dollár minden további csapattársért.

hétfő – dokumentáció és projektmenedzsment

A hétfő egy igazgatóság által szervezett rendszer a projektek és munkafolyamatok kezelésére. Az integrációk olyan alkalmazásokhoz csatlakoznak, amelyeket esetleg már használ. A különböző nézetek, például a munkaterhelés és az idővonalak hasznos módon mutatják be a munka állapotát, így könnyebben felmérhető, hogy mi történik és mikor. A funkcionalitás automatizálható kód nélküli automatizálási rutinokkal, amelyek egyszerűsíthetik a feladatokat.

A webhely számos funkciót kínál, de az új fiókok bevezetési folyamata tisztességes munkát végez, és végigvezeti Önt az új tábla létrehozásának folyamatán. Sok minden elérhető a felületen, így eltarthat egy kis ideig, amíg rájön, milyen funkciók állnak rendelkezésre.

Árazás
Hétfőn többszintű előfizetési rendszer működik, amelyben az árképzés a felhasználók száma alapján történik. Az alapcsomag, amely öt felhasználónak havi 39 dollár, korlátlan számú kártyát, 20 oszloptípust, Kanban nézetet, beágyazott űrlapokat, 5 GB tárhelyet és egyhetes tevékenységnaplót kínál.

A lista utolsó két eleme meglehetősen robusztus projektmenedzsment platform, amely több lehet, mint amit keres, ha csak a munkafolyamat közbenső hiányosságait próbálja orvosolni. Ha azonban készen áll az intenzívebb projektmenedzsment-platformok értékelésére, ezek a minden egyben lehetőséget megfontolandó.

Asana – minden az egyben dokumentáció, projektmenedzsment és kommunikációs platform

Az Asana egy nagyszabású projektmenedzsment platform, amely számos alkalmazást képes megbirkózni a marketing, az értékesítés, a műveletek, a termék és a különböző munkafolyamat-kezelési igények terén. Nehéz tömören leírni az összes funkcióját, mivel az Asana több projektmenedzsment területet is kezel. Ez magában foglalja a fenti termékek kombinációjának funkcióinak nagy részét, beleértve a kommunikációt, a feladatkezelést, az ütemezést, a projektmunkafolyamatot és még sok mást.

Árazás
Az Asana többszintű tervrendszerrel rendelkezik. Az ingyenes verzió tartalmazza a feladatkezelést; lista-, tábla- és naptárnézetek; megbízottak és határidők; akár 15 csapattárs és alkalmazásintegráció.

Alaptábor – minden az egyben dokumentáció, projektmenedzsment és kommunikációs platform

A Basecamp, amelyet egy olyan cég épített, amely a távmunkában úttörő szerepet vállalt már azelőtt, hogy menő volt, és azt ígéri, hogy egyetlen átfogó megoldással megoldja az összes főbb szerszámszükségletét. A Basecampben projekteket hozhat létre. A projekteken belül teendőlistákat hozhat létre, feladatokat rendelhet hozzá, közleményeket küldhet a csapattagoknak, megbeszéléseket ütemezhet, dokumentumokat oszthat meg és csoportos csevegést indíthat. Mindezzel a Basecamp elméletileg átveheti a Google Docs, a Slack, a Dropbox, a Trello és az Asana helyét.

A Basecamp erősen hangsúlyozza a távmunka aszinkron jellegét. Ha olyan megoldást keres, amely lehetővé teszi, hogy különböző időbeosztásban, különböző helyeken, különböző távoli kommunikációs képességekkel rendelkező emberekkel dolgozzon, a Basecamp különösen érdekes megoldás.

Egy olyan termék vásárlása, mint a Basecamp, azt jelenti, hogy megvásároljuk a teljes termékmenedzsment filozófiáját. Néhány embernél valóban működik, másokat pedig kikapcsol. De ha készen áll egy átfogó megoldásra, szánjon időt a Basecamp megtanulására, és sok mindent megtudhat arról, hogy mi működik a szervezetében, és mi nem.

Árazás
99 USD havonta korlátlan számú felhasználó és projekt számára.

Tyler Fisher a technológiai igazgatóhelyettes Hírek Catalyst . Elérhető a tyler@newscatalyst.org címen és a Twitteren a következő címen: @tylrfishr .

Heather Bryant a termék igazgatóhelyettese Hírek Catalyst . Elérhető a heather@newscatalyst.org címen és a Twitteren a következő címen: @hbcompass .

A News Catalyst segít a hírügynökségeknek fenntartható digitális vállalkozásokká átalakulni.