Tippek lépésről lépésre e-mail-interjúhoz

Jonathan Dube egyértelműen felvázolta a forrásokkal e-mailben történő interjúk előnyeit és hátrányait Web Tippek oszlop korábban ebben az évben. Az e-mailes interjúk ma már olyanok, mint a telefonos interjúk – megvannak a hiányosságaik a személyes interjú formátumához képest, de a határidők nyomása alatt álló újságírók számára is valóságosak. Íme egy pillantás, hogyan lehet hatékonyan használni ezt a kommunikációs formát jelentéskészítéshez.

Mielőtt feltenné a kérdéseket, vegye figyelembe a riporterek e-mail etikettjét:

• Nem mindannyian olyan jól ismert kiadványoknak dolgozunk, mint pl A New York Times és Newsweek , ezért ne felejtse el bemutatni magát és hírszervezetét, annak terjedését és fontosságát a közösség számára.


• Csak annyira magyarázza el történetét vagy projektjét, hogy a forrást részvételre csábítsa.


• Tisztázza, hogyan bukkant rá a forrás nevére (valaki hivatkozott rád stb.).


• Magyarázd el, hogy szerinted a megjegyzéseik hogyan adhatnak perspektívát vagy betekintést a történetedbe.


• Adja meg telefonszámát, földrajzi helyét és egyéb releváns kapcsolatfelvételi adatait.


• Ajánlja fel, hogy e-mailes interjú helyett telefonos interjút készít.


• Ugyanúgy, ahogyan ellenőriznie kell valakinek a személyazonosságát, aki e-mailben keresi fel Önt, a forrás bizonytalan Önt illetően. Mindig adjon lehetőséget és elegendő időt az embereknek személyazonosságának igazolására.


• Adjon meg hivatkozásokat korábbi cikkeihez annak bizonyítására, hogy a múltban tisztességesen foglalkozott témákkal.


• Hangsúlyozd, hogy a határidőben jársz. (Legyen egyértelmű, hogy mikor van szüksége válaszra a határidő betartása érdekében.)


• Ez nem egy kollégának, barátnak vagy családtagnak szóló e-mail. Használjon kis- és nagybetűket, a gyakori szavak rövidítése nélkül; teljes mondatok; valamint a helyesírás, írásjelek és nyelvtan helyes.


• Soha ne küldjön kérdéseket mellékletben, Microsoft Word dokumentumban vagy más formátumban. Az emberek kényelmetlenül nyitják meg az idegenektől kapott fájlokat, nehogy számítógépes vírus vagy féreg csatlakozzon hozzájuk.

Az interjúkérdések elküldése e-mailben:

• Akár személyes, akár telefonos, akár e-mailes interjút készít, végezze el ugyanazt a szigorú háttérkutatást a kérdések előkészítéséhez.


• E-mailben küldje el a kérdéseket legalább három, hasonló háttérrel rendelkező forrásnak. Remélhetőleg legalább egy azonnal válaszol. (Ne másolatot készítsen a háromról. Küldjön külön e-maileket.)


• Legyen a kérdések rövidek, világosak és lényegre törőek, kérdésenként egyetlen fogalommal vagy kérdéssel.


• Kezdje áttekintő kérdésekkel – de csak néhány kérdéssel. Senkinek nincs kedve hosszú általános válaszokat gépelni.


• Lépjen tovább a konkrét, célzott kérdésekre – legfeljebb négy-öt kérdésre, nehogy túlterhelje a forrást a kéréssel. Itt különösen hasznosnak találják a törlés gombot.


• Tegyen fel kérdéseket, amelyekre „igen” vagy „nem” választ kap, csak a tények vagy állítások megerősítésére.


• Kérjen a történetéhez kapcsolódó dokumentumokat, tanulmányokat és képeket. A források könnyen csatolhatják és elküldhetik ezeket Önnek.


• Kérje más források nevét, amelyek relevánsak lehetnek az Ön története szempontjából.

Miután elküldte a kérdéseket e-mailben, mit kell tennie várakozás közben, és mennyi ideig kell várnia a válaszra?

• Ha ez egy friss hír, hívja fel a forrást egy-két óra múlva (vagy korábban, a határidő ciklusától függően).


• Ha ez egy különleges darab, adjon nekik legalább 48 órát, mielőtt egy második kérést küldene ugyanannak a személynek.


• Keressen más jó hírű forrásokat, és felteheti ugyanazokat a kérdéseket.


• Gondolj olyan kérdésekre, amelyeket esetleg elfelejtett feltenni.

Megérkezik a válasz. Most mi?

• Még ne küldje el a „Köszönöm” üzenetet.


• Olvassa el figyelmesen a válaszokat. Mérje össze ezeket a jelentésekkel, amelyeket az első e-mail elküldése óta teljesített. Vannak lyukak, amiket ki kell tölteni? Egyértelműek a válaszok? Szüksége van pontosításokra?


• Most küldje el a következőt: „Kedves ! Köszönjük, hogy időt szánt… Örülnék néhány pontosításnak. Biztos akarok lenni abban, hogy megértem.”


• Kérjen pontosításokat; udvariasan kérdezzen újra olyan kérdésekről, amelyek megválaszolatlanok maradtak; csúsztassa be az utókérdéseket és az új kérdéseket, amelyeket várakozás közben fogalmazott meg.

A kör lezárása:

• Itt az ideje a „köszönő” üzenetnek.


• Tájékoztassa a forrást, hogy elküldi a cikk linkjét vagy klipjét, amikor az elérhető lesz. Ezután állítson be egy emlékeztetőt, hogy teljesítse, amit ígért!


• Erősítse meg a forrás önbe vetett bizalmát: használja tisztességesen és kontextusban a válaszaikat.

Ezek a lépések segítenek abban, hogy a legtöbbet hozza ki az e-mailben készült interjúkból, miközben növeli hitelességét az új források szemében, így ország és világ minden tájáról elérhetők lesznek, akikhez egy pillanat alatt felkeresheti a jövőbeli történeteket.